Uživajte u luksuzu prilagođenog softvera. Mogao bi vam uštedjeti značajnu količinu novca

Košta li vas vaša SaaS pretplata više nego što bi trebala? Saznajte kako prilagođeni softver pokretan umjetnom inteligencijom može smanjiti IT troškove, eliminirati nepotrebne značajke i dati vašem poslovanju potpunu kontrolu.

Danas mnoge tvrtke redovito plaćaju sveobuhvatne SaaS platforme za upravljanje odnosima s klijentima, ljudskim resursima, računovodstvom, logistikom, internim operacijama i mnogim drugim svakodnevnim poslovnim procesima. Ono što često ne shvaćaju jest da se te usluge mogu precizno prilagoditi njihovim vlastitim potrebama – i to uz djelić troškova standardiziranih rješenja koja trenutno plaćaju.

Što god tvrtke danas trebaju postići s računalima i softverom, obično je dostupan širok raspon alata – od jednostavnih aplikacija do složenih IT ekosustava. Među najpopularnijim i najčešće prihvaćenim rješenjima je SaaS (Software as a Service), model u kojem tvrtke plaćaju tekuću pretplatu za određenu uslugu, obično isporučenu putem online okruženja.

U početku su SaaS alati vrlo privlačni jer rješavaju uobičajene poslovne potrebe. Međutim, s vremenom se često pokazuju njihova ograničenja. Najveći problem nije sama pretplata, već rastući jaz između onoga što tvrtke plaćaju i onoga što zapravo koriste.

Ovo je uobičajen obrazac u mnogim organizacijama. Tvrtka usvaja SaaS rješenje jer ubrzo otkriva da plaća cijeli paket mogućnosti, modula i korisničkih uloga koje njezini zaposlenici koriste samo povremeno ili ih uopće ne koriste.

Unatoč znatnim troškovima pretplate, mnoge važne aktivnosti i dalje se odvijaju izvan sustava. Podaci se i dalje održavaju u Excelu, odobrenja se obrađuju e-poštom, izvješća se sastavljaju ručno, a kritični poslovni procesi ovise o zaposlenicima koji rade oko aplikacije, a ne kroz nju.

U stvarnosti, većina organizacija ne ovisi o samo jednoj ili dvije SaaS aplikacije – često ih koriste desetke. To nisu uvijek strateške poslovne platforme poput ERP-a ili velikih CRM sustava, već manji alati za odobrenja, upravljanje imovinom, rezervacije soba, izvješćivanje, evidenciju obuke ili interne radne procese. Tu je jaz između troškova pretplate i stvarne poslovne vrijednosti često najveći. Tvrtke plaćaju ove usluge svaki mjesec, dok zaposlenici koriste samo mali dio značajki koje nude.

U tom trenutku, ključno pitanje više nije je li moguće pregovarati o boljoj cijeni prilikom obnove pretplate. Važnije je razmotriti ima li još smisla nastaviti plaćati sustav koji je širok, skup, a ipak ne odražava adekvatno način na koji poslovanje zapravo funkcionira.

Jedan od načina da se oslobodite ove ovisnosti i koristite samo funkcionalnost koju poslovanje istinski zahtijeva jest ulaganje u rješenje izrađeno po mjeri. Uspon umjetne inteligencije stvorio je priliku za preispitivanje ima li više smisla nastaviti iznajmljivati sve složeniju SaaS platformu ili ulagati u aplikaciju dizajniranu specifično prema vlastitim zahtjevima tvrtke. Dok je softver po mjeri nekada podrazumijevao znatno veće troškove, AI je temeljno promijenio tu jednadžbu.

Kroz partnerstvo sa Shockworksom, Forscope sada isporučuje softverska rješenja po mjeri uz djelić troškova usporedivih SaaS proizvoda. Razvoj je ubrzan umjetnom inteligencijom, dok je istovremeno pod strogim nadzorom iskusnih IT stručnjaka koji osiguravaju sigurnost i integritet podataka. Kao rezultat toga, razvoj softvera po mjeri postao je izuzetno brz i isplativ. Jednako je važno da kupac posjeduje licencu umjesto da mora neograničeno obnavljati pretplate. Čak i nakon uzimanja u obzir troškova razvoja i tekućeg održavanja, tvrtke obično smanjuju svoje ukupne troškove softvera za 70–80% tijekom razdoblja od tri do pet godina.

Kada prilagođeno rješenje ima smisla?

Najprikladnije vrijeme za postavljanje pitanja ima li još strateškog smisla nastaviti koristiti određeno SaaS rješenje je kada je pretplata pred obnovom. Nekoliko znakova upozorenja može ukazivati na to da softver više ne pruža vrijednost koju vaša organizacija očekuje:

– Vaša tvrtka godišnje troši tisuće eura na alat koji koristi samo nekolicina zaposlenika.

– Vaša organizacija koristi manje od polovice dostupne funkcionalnosti.

– Često se nađete kako govorite: „Kad bi nam samo omogućio dodavanje ove jedne značajke…“

– Dijelovi procesa i dalje se upravljaju izvan aplikacije.

– Plaćate dodatnu naknadu za svakog novog korisnika.

Kako se izrađuje prilagođeni softver

Ništa od ovoga ne znači da je svako SaaS rješenje loš izbor ili da ga treba zamijeniti. Malo je vrijednosti u zamjeni softvera koji je isplativ, potpuno iskorišten i nastavlja zadovoljavati potrebe organizacije.

Isto tako, općenito ima malo smisla zamijeniti velike platforme kao što su Microsoft 365, Salesforce, SAP ili drugi poslovni ekosustavi koji nude stotine značajki i zahtijevaju kontinuirani dugoročni razvoj.

Stoga, pravo pitanje nije treba li zamijeniti SaaS kao koncept, već

Nastavlja li određeno rješenje pružati dovoljnu vrijednost da opravda svoju cijenu.

Prilikom dizajniranja rješenja po mjeri, cilj nije izgraditi potpuno novi sustav od nule ili stvoriti još jednu univerzalnu platformu. Umjesto toga, postojeći alat se razlaže u tri jednostavne kategorije:

– Što je bitno i mora se zadržati?

– Što je nepotrebno i može se ukloniti bez utjecaja na poslovanje?

– Što nedostaje i treba dodati?

Ovaj pristup „Zadrži – Ukloni – Dodaj“ posebno je učinkovit jer se nadovezuje na softver koji zaposlenici već poznaju i koriste. Osnovna funkcionalnost i poznati radni procesi ostaju na mjestu, nepotrebne značajke nestaju, a procesi koje su zaposlenici prethodno obrađivali izvan sustava postaju potpuno integrirani.

Rezultat nije manja verzija poslovne platforme, već softver izgrađen oko vlastitih procesa organizacije umjesto da zahtijeva od zaposlenika da se prilagode unaprijed definiranim radnim procesima.

U praksi, organizacije rijetko zamjenjuju velike poslovne sustave. Umjesto toga, najčešće zamjenjuju manje interne aplikacije kao što su sustavi za odobravanje dokumenata, alati za upravljanje imovinom, sustavi za rezervaciju soba za sastanke ili vozila, obrasci za podršku, interne CRM aplikacije za prodajne timove, projektne nadzorne ploče, alati za izvješćivanje, sustavi za upravljanje obukom, jednostavne HR aplikacije ili korisnički portali. To su upravo područja gdje je jaz između troškova SaaS pretplate i stvarne poslovne vrijednosti često najveći.

Stvarni trošak mjeri se tijekom vremena

Najčešći argument protiv prilagođenog softvera uvijek je bila pretpostavka da je razvoj aplikacije po mjeri prohibitivno skup. U stvarnosti, tvrtke često uspoređuju dvije temeljno različite investicije: jednokratni trošak razvoja prilagođene aplikacije naspram samo jedne godišnje pretplate na SaaS rješenje.

Troškovi pretplate samo su dio ukupnog troška, organizacije također moraju uzeti u obzir dodatne troškove koji se često zanemaruju prilikom procjene SaaS rješenja. To uključuje licence za nove zaposlenike, integracije, obuku, vrijeme provedeno u zaobilaženju ograničenja sustava i dodatni rad koji SaaS platforma tiho prebacuje na korisnike. Zbog toga usporedba samo troškova pretplate može biti zavaravajuća. Prava usporedba uvijek bi se trebala temeljiti na ukupnim operativnim troškovima tijekom vremena.

Prave uštede postaju očite tek kada se usporedi ukupni trošak vlasništva (TCO) tijekom petogodišnjeg razdoblja.

Jedan Forscope projekt to dobro ilustrira. Klijent je plaćao 60.000 EUR godišnje za SaaS rješenje. Za približno isti iznos, Forscope je razvio aplikaciju po mjeri kao jednokratnu investiciju. Tekuće poslovanje i održavanje tada su iznosili samo jednu petinu izvornog godišnjeg troška pretplate. Tijekom pet godina, SaaS rješenje bi klijenta koštalo 300.000 EUR, dok je rješenje po mjeri ukupno koštalo samo 130.000 EUR.

Drugi primjer dolazi iz srednje velike tvrtke koja koristi SaaS aplikaciju za upravljanje internim zahtjevima. Godišnja pretplata koštala je približno 18.000 EUR, unatoč tome što su zaposlenici koristili samo oko jedne trećine dostupne funkcionalnosti. Radni procesi odobravanja i dalje su se oslanjali na e-poštu, dok su izvješća ručno pripremana u Excelu.

Analiza je pokazala da je organizaciji bio potreban samo ograničen skup mogućnosti: nekoliko obrazaca, radni proces odobravanja, pregled zadataka i osnovno izvješćivanje. Rješenje je bila prilagođena web aplikacija dizajnirana specifično prema tim zahtjevima.

Kao rezultat toga, eliminirane su ponavljajuće naknade za licence, zaposlenici više nisu morali prenositi podatke između više sustava, a tvrtka je dobila softver koji se mogao razvijati prema vlastitim poslovnim potrebama. Također je eliminirano ponavljajuće pitanje koji zaposlenici istinski trebaju pristup i isplati li se plaćati dodatne korisničke licence. Budući da je licenca postala vlasništvo tvrtke, pristup se mogao omogućiti bilo kome bez dodatnih troškova pretplate.

Brz razvoj bez uobičajenih briga

Drugi razlog zbog kojeg su tvrtke tradicionalno izbjegavale prilagođeni softver je uvjerenje da razvojni projekti traju predugo i uključuju značajan rizik.

Međutim, zamjena postojeće SaaS aplikacije je temeljno drugačija.

Razvoj ne počinje od nule. Trenutni sustav već otkriva temeljne poslovne procese, korisničke uloge, nadzorne ploče i strukture podataka. Jednako je važno, pokazuje što zaposlenici istinski koriste, što ignoriraju i koje dodatne funkcionalnosti trebaju, ali im trenutno nedostaju.

Uz razvoj potpomognut umjetnom inteligencijom, povećanje brzine može se usporediti sa zamjenom ručne pile motornom pilom.

Prema iskustvu Forscopea i Shockworksa, nakon što su poslovni zahtjevi pravilno mapirani, potpuno funkcionalno rješenje po mjeri često se može isporučiti u roku od tri mjeseca.

Kao rezultat toga, odabir prilagođenog rješenja više se ne mora smatrati višegodišnjim programom digitalne transformacije. U mnogim slučajevima, to je jednostavno pragmatična zamjena jedne prevelike aplikacije drugom koja je manja, usmjerenija i bolje usklađena sa stvarnim potrebama organizacije.

Što je SaaS model?

Pretplatnički model (Software as a Service, ili SaaS) postao je popularan iz jednostavnog razloga: tvrtke nisu morale ulagati velika početna sredstva, softver se mogao brzo implementirati, a dobavljač je bio odgovoran za ažuriranja i tekuće poslovanje. Kao rezultat toga, SaaS je brzo postao preferirani način podrške bezbrojnim poslovnim procesima, od CRM-a i HR-a do izvješćivanja i radnih procesa odobravanja.

Međutim, ono što se u početku čini kao jednostavan i učinkovit operativni model često se nakon nekoliko godina pretvara u trošak kojim nitko aktivno ne upravlja. Troškovi rastu sa svakim dodatnim korisnikom, svakim dodatnim modulom, svakom višom razinom pretplate i svakom obnovom ugovora. Ipak, ta povećanja rijetko privlače veliku pozornost jer ne dolaze kao jedna velika investicija, već kao ponavljajuća plaćanja koja postupno postaju dio rutinskih troškova tvrtke.